Upphandling av livsmedelsberedskap:
Så stärker kommunen sin försörjningsförmåga – från strategi till förfrågningsunderlag
Stärk den kommunala livsmedelsberedskapen med stöd i praktiska erfarenheter, juridisk vägledning och ett konkret exempel på förfrågningsunderlag. Här samlar vi material som hjälper dig att omsätta krav på ökad beredskap till en genomförbar, rättssäker och långsiktigt hållbar upphandling.
Om upphandlingen:
Därför är detta aktuellt
Enligt Försvarsbeslut 2025 ska Sveriges kommuner och regioner stärka den civila beredskapen, inklusive livsmedelsförsörjningen vid kris och krig. Det innebär att livsmedelsberedskap inte längre är en övergripande ambition – utan en konkret planerings-, lednings- och upphandlingsfråga.
För många organisationer uppstår frågan:
Hur går vi från politiskt beslut och strategisk inriktning till en upphandling som faktiskt säkrar leveransförmåga?
Denna sida är framtagen för att ge stöd just i det steget.
Vad innehåller Kunskapsbanken?
Här får du tillgång till:
- Inspelat webinarie
- Tillhörande presentation (PPT)
- Exempel på förfrågningsunderlag
Materialet bygger på praktiska erfarenheter från Södertälje kommun och ger både strategisk förståelse och operativ vägledning.
Enkelhet
Ramavtalet är enkelt att avropa från och kan anpassas till befintliga avtal eller förutsättningar som gäller hos dig som beställare genom de avsteg som kan göras utifrån rangordningen.
Digitalisering
Möjlighet finns att avropa varor via webbutik och e-handel.
Effektivisering
Prislista finns för de artiklar som har avropats i större omfattning. Ett övrigt behov ser till att störa delar av behovet täcks.
Beredskap
Avtalen omfattar varor som kan behövas för att stärka beställarens interna krisberedskap.
Material:
Så upphandlar du livsmedelsberedskap
En central del av materialet är den juridiska och strategiska genomgången av hur en upphandling av livsmedelsberedskap kan utformas.
Du får vägledning kring:
- Hur behovet formuleras i upphandlingsdokumenten
- Hur krav på leveransförmåga och robusthet kan säkerställas avtalsrättsligt
- Hur proportionalitet och konkurrens beaktas
- Hur lokal försörjningsförmåga kan integreras inom ramen för gällande regelverk
Det medföljande förfrågningsunderlaget kan användas som utgångspunkt och anpassas efter den egna organisationens förutsättningar.
Kraven på kommunerna – vad innebär de i praktiken?
I materialet förklaras vad Försvarsbeslut 2025 innebär för kommuner och regioner och hur kraven kan omsättas i styrning, planering och upphandling.
Medverkar gör bland annat:
- Sara Seing, kostchef och verksamhetschef vid Matlust Utvecklingsnod
- Magnus Josephson, jurist och expert på offentlig upphandling
Genomgången ger en strukturerad bild av ansvar, juridiska ramar och handlingsutrymme.
Södertäljemodellen – erfarenheter från genomförd satsning
Södertälje kommun har utvecklat en modell för att stärka sin livsmedelsberedskap genom att:
- bygga rätt kompetensteam
- identifiera och samarbeta med lokala leverantörer
- hantera budgetförutsättningar
- säkra hela kedjan – från produktion till måltid
Erfarenheterna delas av:
- Sara Seing, kostchef och verksamhetschef vid Matlust Utvecklingsnod
Detta ger en konkret inblick i hur en kommun kan arbeta strukturerat och långsiktigt med livsmedelsberedskap.
Lokala och lagringsbara lösningar
Hur kan kommunen minska importberoendet och samtidigt stärka försörjningsförmågan?
Tomas Erlandson från Nordisk Råvara beskriver hur samverkan med lokala producenter och proteinrika, lagringsbara grödor kan bidra till en mer robust livsmedelskedja – anpassad för både vardag och kris.
För vem är materialet relevant?
Materialet riktar sig till:
- Upphandlare och inköpare inom livsmedel
- Måltidschefer och kostenheter
- Beredskaps- och krisansvariga
- Hållbarhetsansvariga
- Verksamhetschefer inom skola, vård och omsorg
- Kommun- och regionledningar
När är denna kunskapsbank särskilt relevant?
- När organisationen ska ta fram eller revidera plan för livsmedelsberedskap
- När en upphandling kopplad till beredskap planeras
- När politiska beslut ska omsättas i konkreta avtal
- När ledningen behöver säkerställa att livsmedelsförsörjningen är robust även vid störningar
Ta nästa steg i er livsmedelsberedskap
Livsmedelsberedskap är inte en isolerad inköpsfråga. Det är en fråga om riskhantering, ansvar och långsiktig samhällsstabilitet.
För ledningen innebär det att säkerställa att:
- det finns en tydlig strategi
- upphandlingen stödjer försörjningsförmågan
- avtalen fungerar även under störda förhållanden
Börja med att ta del av materialet på denna sida. Se webinariet, ladda ner presentationen och använd förfrågningsunderlaget som stöd i ert arbete.
Vill ni ha dialog kring hur arbetet kan anpassas till er kommuns eller regions särskilda förutsättningar är ni välkomna att kontakta Upphandlingsakademin för vidare samtal.
Vanliga frågor och svar (FAQ)
För att tydliggöra hur materialet är tänkt att användas och vilket ansvar som alltid ligger hos den upphandlande organisationen, har vi samlat svar på några av de vanligaste frågorna.
Juridisk information och ansvar
Förfrågningsunderlagen i Kunskapsbanken tillhandahålls som referens- och inspirationsmaterial. De är framtagna med hög juridisk noggrannhet och har i många fall använts i skarpa upphandlingar, men är inte avsedda att ersätta den upphandlande organisationens eget ansvar för upphandlingens utformning, innehåll och genomförande.
Det är alltid den upphandlande organisationen som ansvarar för att det slutliga förfrågningsunderlaget är korrekt, ändamålsenligt och anpassat till den aktuella upphandlingen, verksamhetens behov samt gällande rätt vid tidpunkten för upphandlingen.
Användning av materialet innebär inte att någon rådgivnings- eller uppdragsrelation uppstår, och inget ansvar kan utkrävas för beslut eller åtgärder som vidtas med stöd av materialet. Vid behov av anpassning, kvalitetssäkring eller juridisk rådgivning i ett enskilt ärende rekommenderas att sådan rådgivning inhämtas särskilt
Webinarier
Vanliga frågor (FAQ)
Offentlig upphandling bygger på förtroende, tydliga roller och ansvar. Materialet i Kunskapsbanken är därför avsett att användas med samma professionalitet och omdöme som all annan del av upphandlingsarbetet.
För att tydliggöra hur materialet är tänkt att användas och vilket ansvar som alltid ligger hos den upphandlande organisationen, har vi samlat svar på några av de vanligaste frågorna nedan.
Om du har ytterligare frågor är du välkommen att ta kontakt.
1. Kan vi använda förfrågningsunderlagen rakt av?
Ja – när det gäller upphandlingens grundläggande struktur.
Underlagen kan användas oförändrade vad gäller syfte och mål, kvalificeringskrav, utvärderingskriterier och utvärderingsmodell. Dessa delar är särskilt framtagna för respektive typ av affär och utgör de bärande hörnstenarna i upphandlingen.
Formalia såsom datum, namn, organisatoriska uppgifter och upphandlingsspecifika förutsättningar ska naturligtvis anpassas av den upphandlande organisationen. Vår erfarenhet är dock att underlagen fungerar bäst när de centrala strukturella delarna lämnas intakta, eftersom det är dessa som säkerställer att upphandlingen styr mot rätt kvalitet och resultat.
Det är alltid den upphandlande organisationen som ansvarar för det slutliga förfrågningsunderlaget och för upphandlingens genomförande.
Kontaka oss om du vill ha hjälp med er upphandlingsprocess.
mj@magnusjosephson.se
2. Är underlagen förenliga med LOU?
Ja. Samtliga underlag har tagits fram i enlighet med LOU och använts i skarpa upphandlingar. Det är dock alltid den upphandlande organisationens ansvar att säkerställa att det slutliga förfrågningsunderlaget är korrekt och lämpligt i det enskilda fallet.
Kontaka oss om du vill ha hjälp med er upphandlingsprocess.
mj@magnusjosephson.se
3. Har underlagen prövats i verkliga upphandlingar?
Ja. Förfrågningsunderlagen i Kunskapsbanken bygger på faktiska upphandlingar som genomförts av kommuner, regioner eller andra offentliga organisationer, ofta i samarbete med oss genom hela eller delar av processen.
Kontaka oss om du vill ha hjälp med er upphandlingsprocess.
mj@magnusjosephson.se
4. Innebär detta att leverantörer varit med och påverkat innehållet?
I vissa uppdrag har leverantörer medverkat i dialog inför upphandling, vilket är tillåtet enligt regelverket när det sker korrekt. I dessa fall har vår roll varit att säkerställa tydlig rollfördelning och att underlagen utformats utan otillbörligt gynnande av någon leverantör.
Kontaka oss om du vill ha hjälp med er upphandlingsprocess.
mj@magnusjosephson.se
5. Kan användning av materialet öka risken för överprövning?
Nej inte i sig själva utan det beror på hur de används. Tvärtom är underlagen framtagna med fokus på tydlighet, transparens och genomförbarhet. I något enstaka fall har en upphandlings överprövats men utan framgång. Som alltid beror risken för överprövning på hur upphandlingen utformas och genomförs i sin helhet. Kontakta oss för frågor om underlaget.
Kontaka oss om du vill ha hjälp med er upphandlingsprocess.
mj@magnusjosephson.se
6. Vem ansvarar om vi använder delar av materialet?
Den upphandlande organisationen ansvarar alltid för upphandlingens innehåll, beslut och genomförande. Materialet är ett stöd och en referens. Det är inte ett juridiskt facit men en mycket säker grund för att upphandla på kvalitet istället för lägsta pris.
Kontaka oss om du vill ha hjälp med er upphandlingsprocess.
mj@magnusjosephson.se
7. Kan ni hjälpa oss att anpassa ett underlag till vår upphandling?
Ja. Vid behov kan vi bistå med anpassning, kvalitetssäkring eller stöd i den fortsatta processen, men alltid med den upphandlande organisationen som ansvarig part.
Kontaka oss om du vill ha hjälp med er upphandlingsprocess.
mj@magnusjosephson.se
Kvalitetssäkring av underlagen
Samtliga förfrågningsunderlag i Kunskapsbanken har tagits fram, granskats och kvalitetssäkrats av detta team och har i många fall använts i skarpa upphandlingar inom offentlig sektor.
Materialet är framtaget för att vara juridiskt robust, affärsmässigt och genomförbart i praktiken. Som användare kan du därför känna trygghet i att underlagen bygger på etablerad praxis och erfarenhet från verkliga upphandlingar.
